La antelación con la que planificar una feria va a depender siempre de muchos factores, como el tamaño de la misma, la localización, los materiales que ya tengas disponibles, etcétera. La norma marca que una planificación correcta suele comenzarse en torno a 7 meses antes de la feria. Para saber si necesitas empezar antes o puedes retrasar un poco la planificación, deberás valorar los siguientes factores:
- Tamaño de la feria o congreso
El tamaño de la feria será el primer aspecto a tener en cuenta. Según el tamaño de la feria, esta se marca unos plazos mayores o menores para administrar la cantidad de stands que tendrá. Así, si nuestra feria es grande es posible que algunas gestiones comiencen más allá de esos 7 meses marcados. Para asegurarse, lo mejor es entrar en la web de la feria, pues esta información siempre está disponible y accesible. Un rápido vistazo a los plazos nos marcará los tiempos que tendremos que acatar en nuestro proyecto.
- Tamaño y dificultad técnica del stand
Otro aspecto fundamental para marcar los plazos será el propio stand. Lógicamente, cuanto mayor sea el mismo, más tiempo necesitaremos para aprobar el diseño, así como el proveedor para reunir todos los materiales y acometer su construcción. Así mismo no sólo el tamaño influirá, sino que también deberemos tener en cuenta todo lo que contendrá. Incluir soluciones tecnológicas, planificar una ponencia o una demostración de producto, por ejemplo, son cosas que aumentarán el tiempo que debemos dedicar a planificar para que, una vez en la feria, todo salga según lo planeado.
- Localización de la feria
Resulta lógico que, al exponer fuera de nuestro país, tendremos que empezar a planificar antes. Las normas y leyes, tanto en el terreno ferial como el marco general, cambian mucho de un país a otro, por lo que deberemos tener tiempo para aprenderlas, acatarlas y solventar posibles contratiempos.
Algunos de los temas más conflictivos en ferias fuera de nuestras fronteras vienen por las normas de las ferias (el famoso “drayage” americano es una gran fuente de quebraderos de cabeza) o costumbres del país (en países musulmanes, el consumo de alcohol y productos del cerdo está muy regulado).
Como se puede ver, hay muchos factores que afectan a la planificación de una feria. Por eso, desde Tridente Image Builders recomendamos contactar con tiempo con tu proveedor de stands, que te podrá asesorar en los plazos y pasos necesarios a seguir según el proyecto o el plan ferial de tu compañía.
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