Los beneficios de planificar todas tus ferias en conjunto

Este año está llegando a su fin, y muchas empresas han empezado a planificar ya sus ferias y congresos para 2016, e incluso están cerrando algunos en los primeros meses del año. Como norma general, se tiene a planificar cada uno por separado, atendiendo a las necesidades de la feria y objetivos generales de la empresa. Sin embargo, hay una alternativa: planificar todas las ferias y congresos en conjunto, logrando unidad en mensaje y diseño y, además, consiguiendo ahorrar en tu presupuesto ferial.

Planificar las ferias en conjunto cuenta con 5 beneficios principales:

  • Ahorro en la partida de ferias:

No es en absoluto novedoso decir que planificar, sea en el área que sea, ayuda al ahorro. Esto es aplicable desde los planes estratégicos de grandes compañías hasta la elaboración de una simple lista de la compra.

Ese mismo principio se aplica al mundo ferial. Sabiendo de antemano a qué ferias vamos a acudir, podremos planificar aspectos como la reutilización de gráficas, el alquiler o compra de estructuras reconfigurables e incluso ajustar al alza las compras de materiales promocionales y regalos (y con ello, nuestro poder de negociación).

Otro aspecto importante para el ahorro es la elección entre stands de madera y stands de sistema. Mientras que los primeros son más baratos, no permiten reutilizar nada. Por tanto, para un plan ferial activo, el utilizar un stand de sistema será más barato a largo plazo.

  • Consistencia en el mensaje e imagen

Cuando planificamos todas las ferias en conjunto, podremos establecer una estrategia general y unos objetivos para nuestras ferias en general. De la misma forma, podremos definir el mensaje que queremos transmitir con nuestro stand, así como una línea de diseño general que dote de consistencia a todas nuestras participaciones.

  • Simplificación de la planificación de cada stand

Este es otro beneficio implícito de una planificación conjunta. Al trabajar de esta manera reduciremos la carga de trabajo que genera cada stand, así como tener que repetir un mismo procedimiento cada pocos meses. Además, seleccionando un mismo proveedor para el periodo planificado, conseguiremos con el tiempo mayor agilidad y confianza tanto en el trabajo como en la relación cliente – proveedor.

  • Reducción de imprevistos

El mundo ferial tiene muchas particularidades, lo que sumado a las diferentes normativas de los recintos feriales o las propias leyes de los países cuando exponemos más allá de nuestras fronteras, hace que sea un sector en el que no resulta descabellado que puedan surgir imprevistos.

De las diversas iniciativas que podemos tomar para reducirlos al máximo, una buena planificación sin duda es una de las principales. De esta forma, podrás descubrir las necesidades particulares de cada stand con tiempo y aplicar las medidas necesarias para cubrirlas. Evitar imprevistos no sólo será bueno para la carga de trabajo en los días previos a la feria, sino también para evitar saltos de gasto que descuadren tu presupuesto ferial.

El mejor ejemplo de esto es el “Drayage” americano. El “Drayage” es una tasa que se cobra por transportar las cajas de material que componen tu stand desde el camión hasta su sitio. Las tasas varían según el recinto, pero en todos ellos resulta más caro el manejo de materiales especiales (como el cristal) o que no vayan empaquetados. De esta forma, si tu plan ferial incluye exponer en EE.UU., contar con materiales ligeros y que puedan compactarse puede ahorrarte una gran cantidad de dinero en este concepto.

  • Sostenibilidad y medio ambiente

Por último, que no menos importante, evaluar el total de ferias en conjunto nos permitirá planificar mejor nuestros recursos. De esta manera, podremos reutilizar materiales y gráficas de una feria a otra o reducir los envíos con un buen plan logístico. Por otro lado, en este tipo de planificación se tiene a la utilización de estructuras de sistema por encima de la madera, reduciendo enormemente el impacto ambiental de nuestro proyecto ferial.
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