Cómo ahorrar tiempo en la planificación de un stand

11 enero 2018|Marketing Ferial|

Prepararse para exhibir en una feria es sin duda un proceso que conlleva muchas horas y algunos momentos de estrés. Mientras que el estrés se puede solucionar en gran medida planificando todo con tiempo suficiente, la cantidad de horas dedicadas es más difícil de mejorar.

Por suerte, en todas las fases de la planificación hay algunos trucos que se pueden usar para optimizar y ahorrar tiempo.

 

Planificar el plan ferial completo, en vez de un stand cada vez

La planificación de una feria es un proceso largo con muchas cosas que hacer y tener en cuenta. Sin embargo, es posible ahorrar tiempo generando sinergias a través de la creación de un plan ferial.

Un plan ferial no deja de ser un documento que incluye todos los eventos a los que vas a asistir y los espacios contratados – o una aproximación. Por ejemplo, si acudes siempre a la misma feria con un espacio similar, podrás usar esa base para el plan aunque luego, al reservar el espacio, haya algún pequeño cambio.

Haciendo esto podrás crear un stand reconfigurable que se adapte a tus necesidades y los espacios contratados de las ferias a las que asistes. Esto no sólo conlleva un más que posible ahorro en costes, sino que te ahorrará varias horas cada vez, que se irían entre revisiones, aprobaciones de presupuestos, adaptación de gráficas, logística, etc.

Lógicamente cada evento es único y siempre habrá que revisar cada proyecto por separado, pero esta revisión será mucho más rápida que si cada feria o evento pides un proyecto por separado.

 

Contratar una empresa que se encargue de todos los servicios

La asistencia a una feria conlleva mucho más que simplemente aprobar la construcción de un diseño de un stand. Sin ir más lejos, este stand conlleva la contratación de muchos servicios feriales añadidos como puntos de cuelgue, electricidad o internet, entre otros.

Adicionalmente, tendrás todos los servicios que puedas dar en tu stand. Los más habituales son el catering, las azafatas (o azafatos) y comerciales, regalos promocionales o audiovisuales.

Cada uno de ellos te exigirá tiempo y coordinación con las otras partes. Por eso, una buena solución es contratar a un proveedor que pueda encargarse del proyecto completo (no sólo del diseño y/o la construcción), lo que facilitará las cosas y te dejará tiempo libre para centrarte en otras cosas que requieran tu atención.

 

Digitalización, digitalización, digitalización

En este blog tratamos bastante el tema de la digitalización, y no podemos remarcar suficiente su utilidad. En este caso hay varios ejemplos de cómo usar la tecnología puede ahorrarte tiempo en una feria.

Un buen ejemplo puede ser el uso de herramientas de planificación o proyectos, como pueden ser Trello o Basecamp. Estas herramientas te permiten, de una forma sencilla, definir los pasos y funciones, así como asignar responsables a cada una de las fases.

Ejemplo de tablón de la herramienta Trello

 

Saliendo un poco de la planificación, nos encontramos quizás el que sea el mayor impacto de la tecnología en la feria (más concretamente, en la post-feria). Contar con un sistema digital de captación de leads te permitirá ahorrar varias horas en transcripción de hojas de contacto, información y reparto de los leads entre tu equipo comercial. Si quieres saber más sobre el tema, lo hemos tratado en otros artículos como éste.

 

Conclusión

Como habrás visto, lo más importante a la hora de ahorrar tiempo en la planificación de un stand es buscar y generar sinergias. De esta forma, podrás reducir las labores que se repiten en todas las ferias a las que asistes.

¿Tienes tú algún truco para ahorrar tiempo que no hayamos tratado aquí? ¡Dínoslo en los comentarios!

Y para despedirnos, no te olvides de suscribirte aquí a nuestro blog si te interesa el marketing ferial y quieres que te avisemos de nuestro próximo post.

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