Exhibir en una feria va mucho más allá de los días que dura el evento. Detrás de ello hay un trabajo previo de muchos meses que incluye planificación, preparación y desarrollo de un plan y una estrategia. En este artículo te contamos 10 puntos que son imprescindibles que conozcas para que prepares correctamente tu presencia en cualquier feria.

1. Elegir la feria

Seguramente existen multitud de ferias a la que puedes acudir, para elegir la más adecuada empieza fijándote en estos 5 factores.

  • Los expositores: averigua qué expositores acuden a la feria para saber si tu competencia está entre ellos y si cubres los productos o servicios ofrecidos en ella.
  • Perfil del asistente: Intenta conocer los perfiles demográficos, profesionales y la capacidad de decisión de compra de los visitantes. ¿Acude tu target a la feria?
  • Historial de la feria: Apuesta por ferias con mejor crecimiento y comportamiento expansivo.
  • Localización: Una gran feria normalmente implica un mercado acorde. Pero si está lejos de tu ubicación quizás es preferible una feria cercana aunque sea más pequeña. Debes valorar los costes respecto al potencial beneficio.
  • Coste vs presupuesto: Diferentes ferias pueden tener diferentes costes. Considera esto en base a tu presupuesto.

2. Planifica con antelación

Como norma general debes empezar la planificación de una feria con 7 meses de antelación. Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario más tiempo. En grandes ferias algunas gestiones se deben hacer con más antelación (consúltalo en la web de la feria). Por otro lado, debes de tener en cuenta la complejidad de tu stand, ya que más tecnología o actividades como ponencias pueden requerir más tiempo de planificación. Además, si expones en el extranjero tendrás una serie de dificultades añadidas que pueden requerir mayor planificación

3. Plantea objetivos

Es difícil que obtengas buenos resultados si no planteas objetivos. Pregúntate cuántos ingresos quieres conseguir a través de la feria. De esta forma podrás estimar el número de clientes objetivo y los costes máximos de exhibir en la feria. En este otro artículo puedes leer en detalle cómo hacer estos cálculos. Además, una vez conozcas tus objetivos podrás desarrollar una estrategia comercial más efectiva.

4. Elegir la ubicación de tu stand

La reserva de espacios en una feria es una de las cosas que se hace con mayor antelación. ¿En qué debes fijarte para elegir el mejor espacio? En primer lugar, encuentra las vías de tráfico, ya que las más concurridas te asegurarán mayor cantidad de visitantes. En segundo lugar, averigua si hay zonas de atracción de asistentes, por ejemplo, áreas de seminarios. Y, por último, hay que elegir el espacio exacto. Para ello, además del tamaño, decide si necesitas un stand tipo isla, península, esquina o interior, siendo los primeros los más llamativos y los últimos los más discretos.

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5. Elegir el tamaño de tu stand

Además del lugar, el tamaño del stand es una decisión estratégica, para ello básate en:

  • Presupuesto: Recuerda que el alquiler del espacio no incluye el stand. Aproximadamente el espacio será el 50% de tu presupuesto y el otro 50% el stand, aunque a stands más complejos, más presupuesto.
  • Espacio ocupado y libre: Parte de tu espacio quedará ocupado por elementos estructurales, almacén, mostrador, etc… Tenlo en cuenta si vas a llevar mucho material o grandes productos.
  • Personal: A más personas en tu stand necesitarás más espacio, que además puede variar según su función. Una persona en un mostrador requiere poco espacio, pero por cada comercial adicional calcula un mínimo de 6 m2
  • Demostraciones de producto: No dudes en hacer demostraciones en vivo si benefician a tu producto o servicio, pero te en cuenta que necesitarás espacio para la demostración y para los visitantes.
  • Otros factores: averigua el tamaño de los stands de tus competidores y considera además otras necesidades como espacios de reunión.

6. Elementos de tu stand

Debes tener claro los elementos de tu stand antes de  enviar un briefing. Esto dependerá de las necesidades y objetivos que tengas y afectará al diseño posterior. Algunos puntos que no debes pasar por alto son el espacio necesario de almacén, las características de tu zona comercial (formal, informal, abierta o con zonas de reunión…), la altura de las paredes (ya que puede estar limitada en algunos lugares), la presencia de mostrador, o las características del suelo (además de basarse en elementos estéticos se debe tener en cuenta si es necesario tener espacio para cableado).

7. Stands sostenibles

Cada vez más ferias y congresos ponen restricciones a los stands que no cumplan determinados criterios de sostenibilidad. Además, seguir ciertas iniciativas sostenibles supone un ahorro económico. Prácticamente el 100% de un stand de madera termina en la basura, mientras que los stands de sistema de estructura metálica permiten ahorrar con su reutilización en ferias posteriores, o simplemente alquilarlos para un único evento. Adicionalmente, tanto las estructuras como gráficas en tela de estos stands son más ligeras, abaratando el transporte. Considera también cuánto material como folletos necesitas producir. Muchos de estos materiales terminarán en la basura, mientras que información enviada por email llegará mas efectivamente a su destino final.

8. Elegir el mejor stand

Una vez te llegan las diferentes propuestas, debes elegir la mejor. En ocasiones puede ser complicado decantarse por una, por lo que puedes crear una tabla con diferentes criterios y asignarles puntuaciones. Algunos de los criterios más frecuentes son: Precio, diseño que cubra necesidades, diseño que comunique la imagen de la compañía, reutilización y reconfiguración, calidad de los materiales, servicios ofrecidos, experiencia en marketing ferial, y sostenibilidad.

9. Promoción previa a la feria

Si quieres un stand lleno de visitantes debes empezar a comunicar tu presencia en la feria con unos 3 meses de antelación, en especial si tus clientes potenciales necesitan planificar un viaje hasta el evento. Para ello debes elegir los canales de comunicación adecuados. Usa los más genéricos para el público general o clientes potenciales menos importantes, y reserva los más personalizados (que requieren más tiempo) para los clientes más importantes. Los cuatro canales más habituales, de más genéricos a más específicos son: redes sociales, email marketing, emails individuales y llamadas telefónicas. Además, compleméntalo con promoción en tu web y otros lugares.

10. Saca el máximo partido de tu personal comercial

Para tener éxito debes preparar tu estrategia comercial antes de la feria. Ten una zona comercial que potencie el trabajo de tu personal, por ejemplo, evita poner sillas o taburetes para el personal, de tal forma que estén de pie con una actitud proactiva (pero asegúrate de que puedan descansar en algún lugar). Igual de importante es que formes a tu personal comercial de forma específica para captar clientes en la feria, además de ofrecerles incentivos y preparar previamente todo el material ferial que puedan necesitar.

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