Aunque a todo el mundo le gustaría tener un stand totalmente personalizado sin preocuparse del presupuesto, muchas veces no es posible. Quizás tu compañía es pequeña, tu jefe no quiere gastar en ferias, o simplemente este año tu empresa ha vendido menos y necesitas ajustar el presupuesto. Lee los siguientes consejos para reducir tu presupuesto ferial.

1. Ten un presupuesto realista

  • Comprueba el presupuesto ferial de años anteriores. Si tu empresa no ha exhibido otros años guíate por el presupuesto de otras acciones o departamentos.
  • Ten una idea aproximada del coste por m2 de un stand. Averigua primero el coste por m2 del alquiler del espacio de la feria que te interesa, y multiplícalo por dos para estimar el coste final tras la producción y el montaje.
  • Considera costes ambientales. Puedes adquirir un stand de baja calidad y barato fabricado con materiales desechables que generan desperdicios, pero al final todos pagaremos por ello.

2. Más pequeño

  • Un stand más pequeño implica menos costes de alquiler del espacio, de producción, de transporte y de almacenaje. Si tu presupuesto es ajustado puedes hacer más impacto con un stand pequeño y llamativo en vez de con un stand grande y vacío.
  • Trae menos productos y entrega menos material en el evento. Céntrate en tus mejores productos e intenta entregar más material de forma digital.

3. Menos ferias

  • Piensa detenidamente en cuantas ferias quieres exhibir. Quizás en vez de cinco es mejor acudir a tres, pero teniendo más presencia en los eventos que agrupan a tu mejor audiencia. Escoger las mejores ferias te permitirá conseguir más con menos.

4. Reutilización

  • Tanto si alquilas un stand, como si reutilizas tu propio stand de años anteriores, minimizar nuevas compras reducirá tus costes. Incluso reutilizando tu stand, puedes trabajar con tu compañía de diseño de stands para ofrecer un nuevo look y nuevos gráficos en cada evento o de año en año.
  • Quizás no es necesario fabricar ropa corporativa para tu personal. Si tu color corporativo es el verde, puedes pedir a tu personal que venga vestido con un polo verde. Te servirá para reducir un poco tus costes.

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5. Local

  • En vez de ir a ferias lejos de ti, trata de encontrar ferias cercanas. Incluso aunque sean más pequeñas, los costes serán menores y si son relevantes merecerán la pena.
  • Y si exhibes lejos de ti, trata de adquirir tu stand con proveedor local de la zona del evento o busca un proveedor de stands que disponga de una red internacional de partners.

6. Simplifica

  • En vez de regalar muchos cuadernos, bolígrafos o pen drives que terminarán en un cajón, entrega regalos útiles de mayor valor solo a tus mejores clientes potenciales.
  • Lo repetimos, reduce los folletos físicos que entregas. Capta el email de los interesados y envíales una versión digital.

7. Comparte

  • Trabaja con otras divisiones de tu compañía o partners del mismo mercado que no compiten contigo, para compartir el stand y reducir costes.

8. Mano de obra

  • Habla con tu proveedor de stands para crear un proyecto que sea más simple de montar y requiera menos mano de obra.
  • Incluso hay sistemas de stands toolless que puedes montar por ti mismo sin la necesidad de montadores o herramientas.

9. Planifica con antelación

  • Hacer las cosas tarde siempre será más caro. Comienza a planificar tu stand con al menos 7 meses de antelación para reducir tus costes.

10. Y si no, justifícalo.

  • Si has tratado de reducir costes pero no puedes adaptarte al presupuesto, habla con tu superior para establecer un presupuesto acorde a los objetivos.
  • Estima los ingresos que esperas generar para justificar los gastos.
  • Quizás la respuesta no es reducir más los costes, sino asegurarte de que gastas en lo que merece más la pena para obtener los resultados que buscas.

Traducido y adaptado de https://www.skyline-etips.com/9-ways-to-trim-your-booth-budget/ por Sofia Troutman

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