6 pasos para mejorar la gestión de los contactos de una feria

11 noviembre 2015|Marketing Ferial|

El objetivo fundamental de una feria suele ser generar contactos para que puedan convertirse en clientes más adelante. Por eso, mejorar la gestión y conversión de estos contactos al terminar la feria es clave para mejorar el éxito ferial, y uno de los aspectos menos trabajados en marketing ferial.

1. Planifica la gestión antes de la feria

Lo más importante es tener en cuenta, a la hora de planificar, tanto el modo de obtener los contactos, la forma de valorarlos y cómo actuar desde que se consigue ese contacto. Sólo haciendo esto (y contándoselo a la gente implicada, lógicamente) ya estaremos  multiplicando las posibilidades de éxito de nuestro plan ferial.

Puede parecer mucho trabajo al principio, pero en realidad gran parte del mismo será simplemente poner por escrito muchas de las cosas que ya haces, por ejemplo:

  • como preparar el “pitch” o discurso comercial
  • decidir cómo se van a valorar los contactos
  • preparar algún formato de email que enviar en la post-feria

Esas son algunas de las cosas que puedes hacer, quizás las más importantes. Como en todo, cuando más tiempo le puedas dedicar mejor, pero siempre, por poco que sea, será mejor que no hacer nada.

2. Recoge los datos en formato digital

La tecnología está avanzando a pasos agigantados en todos los sectores de la sociedad, incluyendo el mercado ferial. Este cambio es patente en muchos aspectos de la feria, pero la recogida de información no suele ser uno de ellos.

Sin importar que sea un pequeño stand modular o el stand estrella de la feria, lo habitual es ver cómo se sigue recogiendo información mediante el intercambio de tarjetas o una simple hoja donde apuntar tu nombre, correo y teléfono.

Esto, sobre todo las tarjetas, es rápido. Sin embargo, una vez de vuelta a la oficina es misión imposible acordarse de qué tarjeta correspondía a que persona, de qué contacto era interesante y cual no o en qué producto estaba interesado. Sin saber cómo abordar a los contactos, qué información quieren o necesidades que tengan, es mucho más difícil convertir posteriormente a ese contacto en cliente.

Si optas por el formato digital, podrás apuntar todos esos datos, añadir notas y valoraciones sobre el contacto y, si te sientes nostálgico, adjuntar una foto de la tarjeta de visita. Una vez hecho, automáticamente tendrás el contacto en formato digital, ordenado y con mucha información que puede ser fundamental para la relación post feria con ese posible cliente.

Mucha gente podrá argumentar que el intercambio de tarjetas es más rápido, y efectivamente lo es. Sin embargo, la diferencia no es lo suficiente como para no animarse al cambio, ya que rellenar la hoja de contacto en formato digital sólo tomará unos pocos segundos más, y te facilitará el trabajo enormemente en la postferia.

3. Utiliza un sistema de valoración de leads

Siguiendo con el anterior punto, es muy importante después de la feria saber cuáles son los contactos más interesantes. Saber rápidamente cuales son los que tienen más posibilidades de convertirse en clientes te ayuda a priorizar esfuerzos, esto es, no perder el tiempo llamando a gente que en realidad sólo quería el regalo, por ejemplo.

Hay dos magnitudes principales que medir al valorar un contacto: interés y calidad

  • Interés: esta magnitud mide el interés que muestra el contacto por la empresa, sus servicios o algún producto en concreto.
  • Calidad: aquí se valora el interés del contacto para la empresa, esto es, si de verdad tiene posibilidades de convertirse en un cliente.

Un buen ejemplo para esto sería una feria náutica. A la hora de mirar y pedir información sobre yates, yo tendré un interés muy alto por el producto, sin embargo tengo poca calidad para la empresa, ya que difícilmente podré comprarme un yate en realidad. Utilizando este sistema, la empresa podrá saber que llamarme no es una prioridad, ya que es difícil que termine convirtiéndome en cliente, aunque quiera.

4. Sincroniza con tu CRM

Si no usas un CRM, este es un buen momento para plantearte empezar a hacerlo. El CRM, o Customer Relationship Management, es un sistema que te ayuda a organizar, controlar y optimizar las relaciones con tus clientes y prospectos. En otras palabras, es un sistema que te ayuda a vender más y, ¿quién no quiere vender más?

Todos estos sistemas ofrecen opciones para sincronizar la base de datos de clientes, por lo que, simplemente integrando ambos sistemas, tendrás directamente tus contactos de la feria en tu sistema de CRM, listo para empezar a trabajar con ello. Optimización en su máxima expresión.

5. Contacta el primero

Un dato muy importante a tener en cuenta es que el 50% de las ventas se las lleva el proveedor que responde primero. Este dato está sacado de estudios fuera de la feria, pero sin duda también se puede aplicar a este ámbito.

Si has seguido todos los pasos anteriores, tendrás mucho ganado para poder ser el primero en contactar a aquellos contactos más interesantes. Nada más volver a tu oficina, ya tendrás los contactos en formato digital, en tu sistema de CRM y ordenados por importancia. Así que, mientras otras empresas dedican tiempo a ordenar tarjetas, copiar datos e intentar acordarse de quienes eran los más interesantes, tu podrás dedicarte a vender desde el primer momento.

Otra cosa interesante, para adelantarte aún más, es programar un email automático en la feria. Haciendo esto, una vez que el contacto esté dado de alta en tu base de datos, se enviará un correo automáticamente agradeciendo su visita y tiempo, y poniéndose a su disposición. Puedes hasta darle la información de la persona que va a atenderle en sus dudas, y esto tan sólo unos pocos minutos después de salir de tu stand. Desde luego, un buen inicio para formar una relación comercial,  ¿No te parece?

6. Alimenta la relación con el contacto

El último paso es quizás también el más lógico. Una relación comercial se puede parecer mucho a una personal. Por eso, es importante alimentar esta relación con llamadas o mails, para seguir en contacto con esa persona y estar presentes cuando nos necesite.

Si sigues todos los pasos anteriores, pero luego tardas 3 ó 4 meses en volver a hablar con esa persona, es muy posible que otra empresa te haya adelantado y resuelto su necesidad. Con un buen CRM, podrás ver cuándo es la última vez que tuviste contacto con alguien, organizarte y seguir alimentando esa relación, lo que multiplicará tus opciones no sólo de vender, sino también de fidelizarlo.

Aplicando estos pasos en tu plan ferial podrás mejorar notablemente el retorno de la inversión de tu feria, dar una imagen más moderna e incluso ahorrarte horas de trabajo. Muchas ventajas que, sin duda, deberían animarte hacia el cambio.

Si te interesa el Marketing ferial, suscríbete aquí para no perderte ningún post. te avisaremos cuando publiquemos un nuevo artículo.

Deja un comentario